CONTADORES DE HISTORIAS
Una forma de transferir el conocimiento y afianzar la cultura

Gestionar el conocimiento es una tarea que está cobrando fuerza en las organizaciones, de ahí la importancia de comprender qué estrategias tecnológicas apoyan dicha gestión. Las distintas estrategias y/o tecnologías estudiadas se dedican unas a identificar el conocimiento tácito y otras el conocimiento explícito.

Nos corresponde en esta oportunidad investigar la estrategia denominada “Contadores de Historias”; en la literatura este término se encuentra muchas veces como “storytelling”, pero en este trabajo la denominaremos en la mayoría de los casos “contadores de historias”, o en oportunidades “narrativa”.

“Contar Historias” data de mucho tiempo atrás; gracias a este acto milenario la cultura ha podido permanecer y el conocimiento ha podido expandirse y difundirse; gracias a las historias hemos podido comprender el pasado y de alguna manera construir el futuro.

La organizaciones están pensando en el uso de “Contar Historias” para transmitir sobre todo el conocimiento tácito, las están concibiendo como herramienta importante para transmitir las experiencias de las personas y a la vez esa cultura que forma la organización misma.

En este informe pretendemos analizar cómo aporta esta estrategia a la nueva visión de la naturaleza social del conocimiento. Además determinar si es efectiva en las organizaciones y de qué forma. Para ello desarrollaremos el tema de tal forma que comprendamos las generalidades del concepto, los orígenes, los componentes, su importancia en la organización, su relación con la gestión del conocimiento, la tecnología que la puede soportar, los facilitadores y algunas recomendaciones. Finalmente, después de las conclusiones, relacionamos la bibliografía referenciada.

PRESENTACIÓN

Este blog nace como iniciativa académica para discutir temas relacionados con la Gestión del Conocimiento; lo enfocamos en sus inicios en dos temas, así:

1. Comentar varios de los aspectos del libro “Conocimiento en Acción” de Davenport y Prusak, el cual decidimos leer por ser una fuente reconocida y validada y por la claridad de su contenido. Nos sorprendió muy gratamente el énfasis que estos autores hacen en la necesidad de no perder de vista la cultura y las personas en lo que tiene que ver con la Gestión del Conocimiento.

2. Conocer el funcionamiento de los blogs y los wikis y determinar su utilidad en las organizaciones, comprender qué factores ayudan o entorpecen el uso de estas herramientas y hacer algunas recomendaciones para quien decida emprender un proyecto usándolas. Para ello construimos un documento titulado "Los blogs y los wikis en las organizaciones", cuya introducción es como sigue:

"La Gestión del Conocimiento es una tarea que toda organización debe emprender con la convicción del beneficio que le aporta y con la claridad de los tropiezos con los cuales tendrá que enfrentarse sobre todo en el aspecto cultural. Se requerirá siempre personas en las organizaciones enamoradas del tema, convencidas de su beneficio y con el interés de jalonar el desarrollo de la Gestión del Conocimiento en su organización.

Sabemos que es un error afirmar que Gestionar el Conocimiento es tener tecnologías apropiadas para hacerlo; la Gestión del Conocimiento va más allá de la tecnología e involucra a las personas como pilares fundamentales en este proceso. A pesar de ello no se puede dejar de prestar la atención necesaria al aspecto tecnológico que hace parte de esta tarea y que de una manera importante la facilita. La época actual nos presenta un ambiente propicio, por los importantes desarrollos, para usar herramientas que facilitan en buen grado la Gestión del Conocimiento.

Empezamos este trabajo ubicándonos en el contexto de estas herramientas para comprender lo que es Web 2.0 y lo que es Enterprise 2.0, el desarrollo que han tenido en los últimos años, las herramientas que abarca y de entender cuando usarlas en una organización.

El tema central radica en presentar lo que son los wikis y los blogs, explicar sus características y diferencias, ver todas sus posibilidades y sobre todo determinar si tienen o no utilidad para la Gestión del Conocimiento en las organizaciones. Igualmente presentamos algunos casos interesantes de empresas en el mundo que se han atrevido a trabajar con estas herramientas.

Finalmente presentamos algunas recomendaciones que se deben tener en cuenta al momento de tomar la decisión de implementar estas tecnologías en la empresa y conclusiones generales sobre el tema.

Sabemos que el propósito último de este análisis es llegar a obtener elementos de juicio significativos que nos sirvan para llevarlos a nuestras organizaciones y lograr entusiasmar a los directivos para que se atrevan a incursionar en este tema tan inexplorado y promisorio."

El siguiente link lo lleva al texto completo Los blogs y los wikis en las organizaciones

Transferencia del conocimiento

Transferencia del conocimiento

Tomado del libro “Conocimiento en acción” de Thomas H. Davenport y Laurence Prusak. Algunos apartes son extractados textualmente del mismo.


Ante el interrogante que se plantean las organizaciones de ¿Cómo transferir el conocimiento con eficacia? surgen varias estrategias en las cuales, el éxito de las mismas, se centra en que las personas hablen y se escuchen mutuamente.

En el desarrollo de este tema, nos centraremos en identificar como las organizaciones pueden transferir eficientemente el conocimiento en su quehacer cotidiano a través del uso de la estrategia apropiada para cada situación.

Una de estas situaciones, es el diálogo informal que se da en algunos espacios de las oficinas. Alan Webber afirma: “En la nueva economía, las conversaciones son la forma de trabajo más importante. Las conversaciones son la manera en que los trabajadores descubren lo que saben, lo comparten con sus colegas y, en el proceso, crean conocimiento nuevo para la organización”.

Webber, afirma que la postura tradicional "¡Dejen de conversar y pónganse a trabajar!" se debe cambiar por "Comiencen a conversar y pónganse a trabajar!" ya que esta última es un consejo mejor en una economía basada en el conocimiento.

Existen otras maneras en que las organizaciones pueden promover la actitud de compartir el conocimiento espontáneo: la creación de lugares y ocasiones, los picnics institucionales y las ferias de conocimiento.

Se menciona que las organizaciones poseen conocimientos tácitos (experiencia, cultura, etc.) y conocimientos explícitos (conocimientos técnicos formales, procedimientos, lecciones aprendidas, etc.). Para transferir estos conocimientos se pueden llevar a cabo diferentes iniciativas que requieren de una cultura, administración y medios adecuados.

La cultura de la transferencia del conocimiento esta compuesta de varios factores que garantizan el éxito y la eficacia de la transferencia de conocimiento en las organizaciones. Estos elementos son: Confianza e interés común, La categoría del conocedor, Transferencia = Transmisión + Absorción (y uso) y Velocidad y viscosidad.

Lo que puede hacer y no puede hacer la tecnología en la Gestión del Conocimiento

Lo que puede hacer y no puede hacer la tecnología en la Gestión del Conocimiento

Ya habíamos mencionado en un artículo anterior el mito que dice que la tecnología es la base fundamental para la Gestión del Conocimiento. Esto no es cierto y Davenport y Prusak lo sustentan muy bien en su libro “Conocimiento en acción”; pero lo que si es cierto es que la tecnología es parte de la gestión del conocimiento y como tal siempre será necesario darle una mirada rigurosa a este tema. En el libro mencionado se analizan las tecnologías para la Gestión del Conocimiento desde el punto de vista de la función de las personas, el nivel de conocimiento necesario para su uso y el tiempo necesario que implica la Gestión del Conocimiento.

Para emprender un proyecto de Gestión de Conocimiento es muy importante analizar hasta dónde puede llegar la tecnología, qué necesidades puede llegar a cubrir y qué aspectos es necesario abordar de otra manera.

Davenport y Prusak dicen que “el papel más valioso de la tecnología de la Gestión del Conocimiento consiste en expandir el alcance y mejorar la velocidad de la transferencia del conocimiento”, y es verdad que juega un papel importante. Fue justo el desarrollo de herramientas tecnológicas el que permitió que la gestión del conocimiento tomara la fuerza que ha venido tomando en los últimos años. Estas herramientas facilitan, casi todas, la codificación del conocimiento explícito y la distribución del mismo, para compartirlo y hacerlo útil para otros miembros de la organización. Para el tratamiento del conocimiento tácito en cambio la tecnología también ofrece apoyo, pero es el componente humano el que determina que este tipo de conocimiento se transmita. Justamente el aspecto humano hace que el factor cultural e institucional sea tan determinante en la gestión del conocimiento y es por ello que no debería hacerse la afirmación convertida en mito enunciado al comienzo.

Enumeramos algunas de las limitaciones de las tecnologías para la Gestión del Conocimiento estudiadas por los autores mencionados:

“La tecnología sola no hará que una persona con conocimientos adquiridos los comparta con otros."

"La mera presencia de la tecnología no creará una organización con conocimiento."

"Aunque la tecnología es común en el dominio de la distribución del conocimiento, pocas veces mejora el proceso de distribución del mismo”.

Si se hace un recorrido por importantes empresas de nuestro medio se puede detectar que los avences en materia de Gestión del Conocimiento son, en muchos casos, incipientes; no significa que no hayan realizado esfuerzos importantes, pero lo que si es cierto es que el énfasis en el factor cultural no ha sido suficiente o han sucumbido en el esfuerzo. De aquí la importancia en reflexionar y plantear alternativas a nivel de cultura y no dejarse omnubilar por la tecnología.

Codificación y coordinación del conocimiento

Codificación y coordinación del conocimiento

Tomado del libro “Conocimiento en acción” de Thomas H. Davenport y Laurence Prusak. Algunos apartes son extractados textualmente del mismo.

En las organizaciones el conocimiento varia desde el conocimiento especializado, complejo y acumulado, que reside en los individuos y en gran medida es inexpresable, hasta un contenido mucho más estructurado y explicito.

Una de las prácticas de gestión orientada a la integración y transferencia de conocimientos, es la codificación. Para llevar a cabo esta práctica, muchas empresas emprenden proyectos de codificación de conocimiento cuyo fin es hacer que el conocimiento esté disponible en general.

Para llevar esa información o conocimientos a disposición de la organización se debe expresar en un lenguaje corriente y común para las personas que quieran tener acceso a esa fuente de información. La codificación del conocimiento es un paso fundamental para potenciar su valor en la organización ya que brinda permanencia al conocimiento que, de otro modo, solo existiría en la mente de una persona. Así, el conocimiento codificado se puede compartir, almacenar, combinar y manipular de distintas maneras.

“La codificación del conocimiento se define como el proceso de conversión del conocimiento tácito codificable en mensajes que pueden ser procesados a partir de ese momento como información. Así pues, el proceso de codificación altera tanto la proporción de conocimiento tácito y conocimiento explicito presente en la empresa como su ubicación, al trasladar parte de los conocimientos desde la mente de los trabajadores a la organización”

Tomado de:
http://dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?codigo=2234381&orden=75183

Una forma práctica de planificación y estructurar el conocimiento es a través de los mapas de conocimiento.

Un mapa de conocimiento es una simple guía y no un depósito de conocimiento en sí. Elaborar un mapa implica situar el conocimiento importante en la organización y luego publicar algún tipo de lista o imagen que muestre dónde encontrarlo. Por lo general, los mapas de conocimiento se refieren a personas y también, a documentos o bases de datos.

El mapa de conocimiento de la empresa demuestra que la administración valora el conocimiento y respalda su intercambio. Así mismo hace que el conocimiento sea más fácil de encontrar y promueve la idea de que el conocimiento institucional pertenece a toda la organización, no a un grupo de individuo específico.

¿Cómo se gestiona el conocimiento en las empresas de hoy?

¿Cómo se gestiona el conocimiento en las empresas de hoy?

En las empresas de hoy se ha empezado a tomar conciencia de la importancia de gestionar el conocimiento y por ello se han emprendido diversos tipos de proyectos de Gestión del Conocimiento que buscan que el conocimiento en las organizaciones les ayude realmente a generar valor. Independiente del tipo de proyecto que se emprenda, ya sea orientado al depósito del conocimiento que se extrae de las personas, u orientado a la transferencia del conocimiento que encuentran a las personas que poseen el conocimiento y buscan el mecanismo de difundirlo, o dirigido al entorno del conocimiento o cultura del conocimiento, o combinado uno o varios de estos tipos de proyectos (clasificación realizada por los autores Davenport y Prusak en el libro “El conocimiento en acción”), las empresas deben tomar conciencia y estar muy atentos a aquellos factores que pueden determinar el éxito de los mismos. No se puede emprender un proyecto, por ejemplo sin el compromiso de los directivos, tampoco sin tener el respaldo de una infraestructura técnica e institucional que facilite el desarrollo de los mismos e igualmente sin tener la conciencia de la importancia de la cultura del conocimiento, sin dejar de mencionar los demás factores que muy bien exponen Davenport y Prusak en el libro ya mencionado en este mismo párrafo.

Quizá el aspecto cultural es uno de los que más dificultad presente a la hora de obtener buenos resultados en estos proyectos. Es posible por ejemplo que en muchas empresas se tenga una estructura bien montada para el proceso de gestión del conocimiento (generar y capturar, organizar y almacenar, difundir y transmitir y aplicar y utilizar), pero es posible también que dicha estructura se quede en sí misma almacenada y que no se adopten estrategias de difusión e interiorización de las mismas que contribuyan realmente a hacer que se vuelvan parte de la cultura organizacional. El día a día de las empresas de hoy no permite que las personas se introduzcan en esta materia, como tampoco los pocos incentivos que los directivos están dispuestos a ofrecer para que los empleados se motiven.

El interés de gestionar empieza a ser parte importante de las compañías debido en gran parte a que hay nuevas y excelentes herramientas que ayudan a este interés. Pero la existencia de dichas herramientas no es lo único necesario, hace falta personas que se motiven por este tema en las organizaciones, personas que investiguen y convenzan a los directivos, personas que tomen iniciativas y las plasmen en proyectos alcanzables, personas que demuestren que gestionar el conocimiento realmente trae beneficios y que le da real valor a las organizaciones.

¿Existen mitos en la gestión del conocimiento?

Abordar la gestión del conocimiento en una compañía no es una tarea fácil y uno podría pensar que la dificultad debería ser la misma que al emprender cualquier otro tipo de proyecto. Pero resulta que la gestión del conocimiento tiene en sí misma un componente que la hace más difícil de abordar, y es la relación factor humano-conocimiento como componente fundamental a la hora de crear el conocimiento y es justo esa componente la que permite que se filtren distintos mitos que entorpecen el desarrollo de la gestión del conocimiento.

El primero consiste en pensar que los proyectos de gestión del conocimiento deben concentrarse en la tecnología si quieren tener éxito. Davenport y Prusak en su libro “El conocimiento en acción” hacen referencia a ello con insistencia a lo largo del desarrollo de todos los temas. Proponen que dicha dedicación no debería pasar del 33% y que el resto debe dedicarse al tema institucional y cultural para llegar con éxito a obtener los objetivos propuestos. La dificultad de manejar la relación factor humano-conocimiento quiere disminuirse concentrándose totalmente en la tecnología.

Adicional al mito de la tecnología, es muy común encontrarse con personas que afirman que transmitir el conocimiento es tarea casi imposible. Eso tiene algo de cierto, pero no del todo, por que precisamente la ciencia que estudia la gestión del conocimiento analiza en detalle la esencia del conocimiento, lo clasifica, y establece modelos para su tratamiento. Transmitir el conocimiento explícito es una tarea que facilita las herramientas ya muy desarrolladas para esta materia, no pasa lo mismo con el conocimiento tácito que tiene inmerso el factor experiencia y manera propia de hacer las cosas. Bien lo expresa Alfons Cornella en su artículo “La maldición o la bendición del saber” en el que menciona que si alguien tiene interiorizado un conocimiento lo ve tan obvio que transmitirlo se hace muy complicado. Transmitir lo que se sabe tácitamente no es fácil, pero la gestión del conocimiento se preocupa por encontrar los caminos para hacerlo.

Pero no basta con encontrar los caminos, es necesario que en las personas exista el convencimiento claro de la importancia que tiene transmitir lo que se sabe, compartir las experiencias para con éstas crear más conocimiento que a su vez cree más valor. Aquí encontramos otro mito “No quiero, no debo transmitir lo que sé. De esa manera perderé mi importancia y mi empleo”. La parte de la gestión del conocimiento que trabaja en el aspecto cultural tiene aquí una ardua labor, por que meterse en el sentir de las personas, en su forma de pensar y hacerlas cambiar es muy difícil. De todas maneras es una tarea que hay obligatoriamente hay que abordar si se quiere lograr los objetivos propuestos.

Un mito adicional refleja la idea que tienen las personas que un equipo especializado en la gestión del conocimiento es innecesario por que todos tienen la capacidad de hacer esa gestión. Esto no es del todo cierto, como lo explican Davenport y Prusak en lo que denominan escollos en la gestión del conocimiento, y no es del todo cierto porque hay quienes sabe mucho pero no saben expresar lo que saben o no saben escribirlo o documentarlo. Por ello se necesita especialistas en el tema que ayuden con esta labor.

El equipo de gestión del conocimiento de una compañía debe dedicar buen tiempo a analizar cómo trabajar para superar los mitos, cómo también debe dedicar un buen tiempo a cómo empezar y qué cosas hacer y no hacer al comienzo de un proyecto que justamente vayan el la vía de superar estas dificultades que les permitan lograr los objetivos.

El equipo de gestión del conocimiento debería tener muchas sesiones de conversación alrededor del tema de los mitos al comienzo de emprender los proyectos y también deberían dedicar muchas sesiones a cómo empezar que les garantice cómo superar los escollos alrededor del tema, a pensar con un poco de sentido común y visualizar además de esas dificultades, qué cosas tiene ya la compañía que sea gestión del conocimiento y que no se sabía, a pensar cuál será el papel de la tecnología y sobre todo como abordar el tema cultural. Davenport y Prusak muestran aspectos muy interesantes de cómo empezar a introducir la gestión del conocimiento que vale la pena mirar.